Iniciativa se encuentra en la última etapa previo a su implementación luego que esta semana la mayoría de los funcionarios del Serviu fueran capacitados en el nuevo sistema, que es un proyecto piloto a nivel nacional.
Coyhaique.- Con la idea de mejorar la gestión interna a través de una reducción en los tiempos de respuesta y comenzar un proceso de disminución en la emisión de papel al interior del Servicio de Vivienda y Urbanización (Serviu), se comenzó a capacitar a los funcionarios en el sistema de gestión documental electrónica “Zero Papel”, siendo esta una de las últimas etapas programadas para realizar la implementación del sistema de manera oficial.
Tal como explicó el Director (S) del Serviu, Mauricio Cortés, “somos región piloto a nivel nacional y eso lo quiero destacar. También agradecer el apoyo de la División de Informática del nivel central, porque esta es una iniciativa que presentamos como región, como Serviu Aysén”, destacó la autoridad.
El proyecto se presentó en junio de 2017 “y llevamos más de un año trabajando para poder llegar a lo que tenemos hoy, que es eliminar toda la documentación en papel y trabajar en forma electrónica, creando documentos, utilizando la firma electrónica avanzada, lo que redundará en que vamos a tener mejores tiempos de respuesta, vamos a mejorar la trazabilidad de los documentos y, obviamente, mejoraremos la gestión”, precisó Cortés.
Sobre las expectativas de esta apuesta innovadora en el Servicio, Cortés expresó su certeza que todo se desarrollará positivamente y con normalidad, ya que se trata de una herramienta que se ha usado en otros servicios públicos que han tenido incuso más de 4 mil funcionarios. “Nosotros somos 108, la idea es que después se pueda sumar la Seremi y todos los servicios del Ministerio para que estemos trabajando con una herramienta moderna, que permitirá, además, eliminar toda la papelería, donde vamos también apoyando la sustentabilidad y sobre todo mejorando la gestión, ya que los tiempos de respuesta pueden ser mejorados”, agregó.
Finalmente, el Director (S) de Serviu aseguró que tras esta capacitación solo están ajustando algunos temas menores con la empresa Zecoveri para entrar en producción con el nuevo sistema durante el presente mes de enero.
Para Ana Jélvez, secretaria de la entidad, la implementación del sistema Zero Papel, “será un buen avance para el Servicio, dado que permitirá ahorrar en insumos y además en tiempo de respuesta hacia nuestros usuarios”, comenta.
Además, aseguró que tener los documentos digitalizados, “nos ayudará a que su búsqueda sea más rápida y permitirá poder hacer un seguimiento más fácil del documento y saber en todo momento donde está, sin contar que el hecho que esté archivado en digital, permitirá un ahorro de espacio físico que será importante”, recalca Ana Jélvez, quien agrega que “en el futuro podremos ver las ventajas de esta nueva herramienta, que seguramente incentivará a otros Servicios a implementarlo”.
Con la nueva plataforma, se podrá generar la documentación en forma electrónica, firmar digitalmente a través de teléfonos inteligentes, tabletas y computadores y se podrán gestionar 5 tipos de documentos: resoluciones exentas; certificados emitidos a terceros; alzamientos de escrituras; y oficios, que tendrán firma electrónica avanzada; además, los memorándums, tendrán firma electrónica simple.
